W jakiej formie organizacyjno-prawnej prowadzić działalność gospodarczą w zakresie dystrybucji ubezpieczeń? Opcji jest wiele, a każda ma swoje wady i zalety. Poniższy artykuł będzie pomocny dla każdego agenta, który rozważa “przejście na swoje”.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przedsiębiorstwo może być prowadzone w formie: jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), w tym w postaci spółki cywilnej oraz spółek prawa handlowego:
- spółki jawnej,
- spółki partnerskiej,
- spółki komandytowej,
- spółki komandytowo-akcyjnej,
- spółki z ograniczoną działalnością,
- spółki akcyjnej.
Większość agentów i Osób Fizycznych Wykonujących Czynności Agencyjne (OFWCA) prowadzi działalność w zakresie dystrybucji ubezpieczeń w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki z ograniczoną działalnością. Analiza sytuacji pokazuje, że JDG są najpopularniejszą formą prowadzenia agencyjnej działalności gospodarczej. Z biegiem czasu i rozwoju agencji wzrasta zainteresowanie innymi rodzajami struktur. Wobec możliwości wyboru różnych form prowadzenia działalności agencyjnej trzeba zawsze zadać sobie pytanie: która z tych form będzie najbezpieczniejsza i optymalna dla prowadzenia dystrybucji ubezpieczeń? Dla ułatwienia postaram się krótko przedstawić te formy.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najpowszechniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie dystrybucji ubezpieczeń w Polsce (zresztą podobnie jak w innych dziedzinach). Nic dziwnego – jest to bowiem najprostsza do założenia forma działalności. JDG nie jest jednak pozbawione wad. Problemy pojawiają się nagle, nieoczekiwanie, często w trudnej sytuacji takiej jak: choroba czy wypadek. Niespodziewane problemy finansowe czy to w wyniku błędów inwestycyjnych, czy pracowników, dotykają nie tylko właściciela firmy, ale i całą rodzinę, której majątek i spokój zostają zagrożone.
Zgodnie z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń, agent nie może prowadzić swojej działalności w formach cywilno-prawnych. Przy JDG agent jest zarazem OFWCA i musi uzyskać uprawnienia do wykonywania czynności agencyjnych. Może zatrudniać natomiast pracowników lub współpracować z członkami rodziny zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowo-podatkowymi. Pośrednik ubezpieczeń działa wyłącznie na podstawie umowy agencyjnej zawartej z zakładem ubezpieczeniowym i otrzymanym pełnomocnictwie. Wszystkie inne osoby zawierające ubezpieczenia, czyli wykonujące czynności agencyjne zgodnie z ustawą, muszą posiadać uprawnienia i rejestrację w Urzędzie Komisji Nadzoru Finansowego. Jeśli agent jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością to czynności agencyjne wykonują tylko OFWCA, a połowa członków zarządu spółki musi posiadać także uprawnienia i rejestrację w UKNF. Należy pamiętać, że ubezpieczenie zawarte przez osobę nieposiadającą uprawnień OFWCA – w razie ujawnienia i udowodnienia – może skutkować dużymi karami finansowymi z odpowiedzialności cywilnej.
Przed zdecydowaniem się na jednoosobową formę działalności, warto zmierzyć się z potencjalnie problematycznymi kwestiami tego rodzaju biznesu. Przyjrzyjmy się im po kolei.
Brak możliwości dziedziczenia biznesu
Firma-agencja nie podlega dziedziczeniu, podobnie jak NIP jej właściciela, otrzymane zezwolenia, zawarte umowy z zakładami ubezpieczeniowymi itp. Z dniem śmierci właściciela agencji firma kończy działalności – nie wolno wystawić już żadnej polisy ubezpieczeniowej pod rygorem nieważności. Zatrudnieni pracownicy automatycznie tracą uprawnienia, gdyż wygasa ważność wydanych im upoważnień. Każdy następca prawny agencji, musi poświęcić wiele czasu (i czasem pieniędzy) na wywiązanie się z wszystkich obowiązków prawnych niezbędnych do przejęcia składowych przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to zbudowanie firmy od nowa. Konieczność przerwania działalności firmy na kilka miesięcy w celu renegocjowania umów z Zakładami Ubezpieczeń i zdobywania wymaganych uprawnień dla siebie i OFWCA może skutkować nie tylko stresem, ale i utratą stałych klientów.
Utrudnienia w sprzedaży lub przekazaniu agencji
Prawnie możliwe jest zbycie przedsiębiorstwa, jednak nie zapewnia ono pełnej sukcesji praw i obowiązków. Nabywca będzie musiał postarać się o własny NIP, rejestracje JDG lub rozszerzenie jej działalności oraz o zgody zakładów ubezpieczeniowych na przedłużenie umów bądź zawarcie nowych. Co więcej, odpowiedzialność za zobowiązania powstałe przed transakcją zbycia (niezapłacone podatki, składki ubezpieczeniowe czy wynagrodzenia pracowników) będzie nadal obciążać starego właściciela. W tej formie (JDG) firma jest połączona z konkretną osobą fizyczną, która ją prowadzi. Wszystkie zezwolenia, umowy, zgody, rejestracje są do niej przywiązane i nie są przenoszone – zgodnie z Kodeksem cywilnym na następców prawnych (spadkobierców) lub nabywających na podstawie innych tytułów (użyczenie, darowanie, kupno, przekazanie).
Odpowiedzialność właściciela agencji całym
posiadanym majątkiem prywatnym
Właściciel agencji odpowiada zarówno majątkiem wypracowanym przez agencję, jak i całym majątkiem prywatnym. Ewentualnej egzekucji mogą podlegać także rzeczy przyjęte w spadku czy przez darowiznę, a jeżeli przedsiębiorca jest w związku małżeńskim, także składniki majątku wspólnego
Trudności w ustalaniu przepływu środków pieniężnych
W praktyce zdarza się, że właściciele jednoosobowej działalności ubezpieczeniowej wykorzystują jeden rachunek bankowy do rozliczeń agencji i spraw prywatnych albo dokonują w swobodny sposób przelewów pomiędzy tymi rachunkami. Trudno wówczas zorientować się w dokładnych wielkościach osiąganych przychodów vs. ponoszonych kosztów, co utrudnia zarządzanie kosztami prowadzenia działalności i analizę zyskowności tego biznesu. Środki finansowe prywatne zawsze powinny być rozdzielone od firmowych.
Obowiązkowe składki ZUS niezależne od dochodów
Konieczność regulowania wszystkich świadczeń i opłat publiczno-prawnych, często niezależnych od osiąganych dochodów i wielkości prowadzonego biznesu. Są to obowiązkowe składki właściciela, współpracowników rodzinnych i pracowników na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i inne.
Konieczność podejmowania ostrożnych decyzji inwestycyjnych
Są to decyzje często konieczne dla rozwoju biznesu np. kupno lub budowa lokali na biura, wdrażanie nowoczesnych technik i systemów informatycznych. Praktyka potwierdza, że sukcesywny i dynamiczny rozwój biznesu jest często uzależniony od zdolności do podejmowania odważnych decyzji inwestycyjnych. W sytuacji, gdy właściciel JDG naraża cały dorobek swojego życia, jego skłonność do ryzyka jest mniejsza niż w przypadku innej struktury, która zapewnia komfort i bezpieczeństwo działania. W takim przypadku agencja może stracić dużą szansę na swój dynamiczny rozwój.
Poznaliśmy już cienie i blaski prowadzenia jednoosobowej działalności jako agent ubezpieczeniowy. Omówmy teraz inne możliwości prowadzenia biznesu w tej branży.
Prowadzenie działalności przez OFWCA
Każda osoba fizycznie wykonująca czynności agencyjne jest współpracownikiem multiagenta i wykonuje swoją działalność w oparciu o upoważnienie właściciela przedsiębiorstwa. OFWCA może prowadzić swoją działalność w formie:
- Jednoosobowej działalności gospodarczej jako przedsiębiorca i w zasadzie ta forma dominuje w praktyce.
- Nierejestrowanej działalności gospodarczej zgodnie z art. 5. ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo Przedsiębiorców (Dz. U. z 2019r. poz 1292 i 1495 oraz z 2020 r. poz. 424 i 1086). Ta forma jest mało znana i praktycznie niestosowana, a to błąd, bo jest wyjątkowo korzystna dla mniejszych działalności. Warunkiem jest otrzymywanie przychodu do 1 400 złotych miesięcznie. Nie wymaga się rejestracji w CEDIG, opłacania składek ZUS, ubezpieczenia zdrowotnego, a podatek rozlicza się po zakończeniu roku w końcowym rozliczeniu.
- Umowy cywilno-prawnej, czyli umowy zlecenia.
- Spółki z.o.o. Mamy z nią do czynienia wtedy, kiedy inny podmiot obok podstawowej swojej działalności prowadzi także ubezpieczenia. Podmiotem takim może być salon samochodowy, komis, warsztat naprawczy itp. OFWCĄ jest w tym wypadku spółka, ale czynności agencyjne wykonują osoby posiadające uprawnienia i rejestrację w RAU. Połowa zarządu tej spółki musi także posiadać uprawnienia co najmniej w jednym ZU.
Spółka cywilna w działalności agencyjnej
Osoby fizyczne mogą prowadzić także działalność agencyjną w formie spółki cywilnej. Na wstępie należy wyjaśnić jednak, czym jest spółka cywilna. Wbrew nazwie i powszechnemu mniemaniu struktura spółki cywilnej nie jest spółką. Spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem prawa, a jedynie umową pomiędzy wspólnikami. Najważniejszym elementem spółki cywilnej są wspólnicy i ich wspólny interes, który ta spółka realizuje. Istota tej spółki ujawnia się przede wszystkich w fakcie, że spółka cywilna nie posiada podmiotowości prawnej i opiera się na podmiotowości każdego ze wspólników, który jest odrębnym przedsiębiorcą.
Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, nie posiada również zdolności do czynności prawnych, a jej funkcjonowanie oparte jest wyłącznie na wspólnikach.
Co to oznacza w praktyce?
- Stronami wszelkich stosunków prawnych są wspólnicy, a nie spółka. Czyli wszystkie umowy (np. z zakładami ubezpieczeń) zawierają wszyscy wspólnicy.
- Podmiotami praw i obowiązków są także wspólnicy, a nie sama spółka.
- Stroną w postępowaniach administracyjnych, sądowych są wszyscy wspólnicy.
- Majątek spółki jest majątkiem wspólnym wszystkich właścicieli, a odpowiedzialność za zobowiązania ponoszą oni solidarnie.
Taka forma działalności jest bardzo łatwa do założenia, ale najtrudniejsza do prowadzenia. Powołana spółka cywilna nie jest podmiotem prawa, a więc nie jest przedsiębiorcą. Status przedsiębiorcy posiadają natomiast wspólnicy. Spółka cywilna pomimo braku osobowości prawnej posiada własny NIP i jest podatnikiem VAT. Nie jest ona natomiast podatnikiem podatku dochodowego (PIT), bowiem są nimi wspólnicy. Do wad tej formy działalności aplikuje się większość wad wymienionych przy JDG, a dodatkowo jeszcze te wynikające z konieczności uzgadniania wszystkich decyzji i wspólnej odpowiedzialności także swoim prywatnym majątkiem wspólników.
Spółka z.o.o. i inne formy
Bezpieczniejsza dla przedsiębiorcy niż jednoosobowa działalność i spółka cywilna jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. O jej popularności decyduje wskazana już w nazwie „ograniczona odpowiedzialność”, a więc fakt, że za zobowiązania wobec wierzycieli nie odpowiadają jej udziałowcy, ale sama spółka – całym swoim majątkiem.
Ale i to rozwiązanie nie jest pozbawione wad, głównie ze względu na aspekty podatkowe, duży formalizm procesu założenia spółki (akt notarialny, kapitał założycielski) i jej prowadzeniu: pełna księgowość, składanie sprawozdań finansowych do sądu rejestrowego i utrudnione zmiany w spółce. Forma ta stosowana jest przy większym rozmiarze działalności i dużej ilości udziałowców. Zdarzają się także agencje prowadzone w formie spółdzielni, kiedy kilka samodzielnych agencji łączy swoje siły do wspólnego działania
Jaka forma prowadzenia działalności gospodarczej jest najlepsza?
Nie można jednoznacznie wskazać formy organizacyjno-prawnej, która będzie dobra dla każdego agenta czy OFWCA. Wybierając formę organizacyjno-prawną działalności gospodarczej dla swojej agencji, należy odpowiedzieć sobie na wiele pytań. Każdy biznes wymaga indywidualnego podejścia, dlatego bardzo ważne jest, aby taka analiza była poparta fachową wiedzą i doświadczeniem profesjonalnych podmiotów. Taką pomocą służy zawsze Alwis&Secura. Dobry, doświadczony doradca może zwiększyć opłacalność i bezpieczeństwo zarówno planowanego, nowego, jak i już prowadzonego biznesu.
dr Stanisław Kuta
doradca zarządu Alwis&Secura
