Drodzy czytelnicy, czy Wy też mieliście kiedyś problem z „zaliczeniem do kosztów działalności” przedmiotów, czy urządzeń zakupionych do firmy? Podczas wielu rozmów z agentami i naszymi OFWCA ten problem zdawał się powracać jak boomerang. Szybko zorientowałem się, że trudność leży w praktycznym zastosowaniu ustaw (głównie o PIT). Nic dziwnego, bowiem ustawy te są często napisane hermetycznym prawniczym językiem, a zdarza się, że stoją ze sobą w sprzeczności. W tym artykule postaram się omówić wybrane aspekty prawne i przełożyć je „na ludzki” język. Materiał dedykowany jest szczególnie dla agentów, którzy rozliczają się sami.
Rozliczanie kosztów telefonów
Laptop, drukarka czy telefon komórkowy to dziś elementarne wyposażenie praktycznie każdej prowadzonej działalności gospodarczej. Kontakt poprzez e-mail czy telefon jest standardem, którego oczekuje chyba każdy. Czasami jedno urządzenie nie wystarcza. Czy jest możliwe, by “wrzucić w koszty” więcej niż jeden telefon?
Jeżeli wszystkich telefonów faktycznie używamy do prowadzenia działalności, to możemy ich mieć nawet kilkanaście. Jednakże to na nas ciąży udowodnienie, że służą nam one tylko do pracy. Kiedy zajdzie taka konieczność? Najczęściej w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego. Przepisy prawa w tej kwestii są jasne. Jeżeli wszystkie urządzenia są nam potrzebne do prowadzenia firmy, to nie ma zakazu włączenia ich w koszty: zarówno ich wartości zakupu, jak i kosztów abonamentów, jakimi co miesiąc będziemy obciążani. Aby móc w 100% rozliczać wszelkie koszty eksploatacji telefonów i usług telekomunikacyjnych, wszystkie rozmowy i wiadomości SMS powinny być związane tylko z naszą firmą. W przeciwnym razie nie mamy podstaw do odliczenia całości kosztów.
Wynika to z ustawy o podatku dochodowym, która w art. 22 ust. 1 wskazuje, że:
aby dany wydatek został potraktowany jako koszt uzyskania przychodu, to powinien być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Jak udowodnić prawidłowe rozliczenie kosztów?
Najłatwiej przy pomocy billingów z poszczególnych numerów lub przydziału telefonów do pracowników, działów, biur. Przy jednym, dwóch telefonach w agencji nie powinno być problemu, natomiast przy posiadaniu już kilku Urząd Skarbowy może mieć więcej wątpliwości i poprosić o wyjaśnienia. Szczególnie jeśli firma nie ma wysokich obrotów, a co za tym idzie zapotrzebowania na tyle urządzeń.
Częstą praktyką jest wyposażenie w telefony, na koszt firmy, całej rodziny. Jest to ryzykowne nadużycie, które może sporo kosztować. Koszty abonamentów czy nabycia samego telefonu aktualnie nie są zbyt wysokie, dlatego mało który urzędnik skarbowy będzie podczas kontroli podważał zasadność posiadania dwóch komórek. W przypadku ich większej ilości warto jednak pamiętać, że może to wzbudzić wątpliwości. Wyrzucenie z kosztów tych wydatków wiąże się (w najlepszym razie) z obowiązkiem korekty deklaracji rocznych i odsetkami od ustalonych zaległości podatkowych. Odsetki mogą być jednak naliczone za kilka lat, a to nie są już małe kwoty.
Co jeśli trzeba wymienić telefon na nowy?
Z upływem czasu zakupione urządzenie zaczęło zawodzić i decydujemy się na jego wymianę. Kupując nowy telefon na miejsce wadliwego sprzętu, nie ma żadnych przeszkód, by rozliczyć go w kosztach działalności gospodarczej. Stary telefon należy od razu usunąć z ewidencji środków trwałych, jeżeli tam go wprowadziliśmy albo z ewidencji wyposażenia. Można to zrobić za pomocą pisemnego oświadczenia o wyprowadzeniu go na cele osobiste. Taki sposób nie generuje po naszej stronie żadnych podatkowych lub prawnych problemów. Nie oznacza to jednak, że możemy zmieniać model telefonu na nowszy za każdym razem, gdy na rynku pojawi się lepszy model. Takie działania zostaną uznane za nieuzasadnione i wzbudzą podejrzenia urzędu.
Komputery i laptopy w działalności agencyjnej
Podobnie jak z telefonami, jest z każdym sprzętem elektronicznym używanym w działalności gospodarczej. Wszystko zależy od wielkości agencji, wielkości przychodów oraz kosztów jej funkcjonowania. Używanie dwóch komputerów naraz w agencji jednoosobowej jest możliwe, o ile potrafimy udowodnić, że jednego z nich używamy głównie w biurze, a drugiego podczas wyjazdów. Tak samo, gdy jeden z komputerów to typ stacjonarny, a drugi to laptop. Jednak o ile nie jesteśmy studiem fotograficznym, posiadanie „firmowych” 5 laptopów, kilku aparatów fotograficznych, kamer i drona to już przesada. Pamiętajmy, że ta sama zasada dotyczy innych urządzeń, również ekspresów do kawy!
Przy wymianie każdego sprzętu w tym komputerowego na nowy, stary należy wyprowadzić z ewidencji: zniszczyć protokolarnie lub wyprowadzić na cele osobiste. O czym należy tutaj pamiętać? Jeżeli sprzedamy wyprowadzony sprzęt w trakcie sześciu lat od miesiąca następującego po wycofaniu go z działalności, to przychód z takiej transakcji należy rozliczyć w ramach prowadzonej działalności albo dodać do przychodu w rozliczeniu rocznym, gdyby się okazało, że już nie prowadzimy działalności gospodarczej. Jest to szczególnie ważne w przypadku samochodów firmowych. Dlatego czasem bardziej opłacalna jest likwidacja.
Podsumowanie
Reasumując, należy zawsze pamiętać, aby kupowane środki trwale oraz wyposażenie były adekwatne do wielkości prowadzonej działalności i posiadały racjonalne uzasadnienie konieczności ich zastosowania. Trzeba być przygotowanym na dobre uargumentowanie poniesionych wydatków w czasie ewentualnej kontroli. Oczywiście nie jest też tak, że urzędy skarbowe biorą pod lupę każdy wydatek, zwłaszcza gdy dotyczy to pierwszego telefonu, pierwszego komputera czy laptopa.
Pokusa wrzucania w koszty działalności kolejnych sprzętów często kusi agentów. Niemniej jednak należy zawsze zachować pewną rozwagę. Urząd Skarbowy może kontrolować nasze wydatki do pięciu lat wstecz, licząc od roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Oznacza to, że w 2021 roku urzędnicy mogą sprawdzać naszą działalność i wydatki związane z rokiem 2015.
W nawale prac agencyjnych łatwo zapomnieć o tak prozaicznych sprawach jak wprowadzenie do ewidencji zakupionych przedmiotów, urządzeń i wyposażenia oraz ich wykreślenia po wycofaniu z eksploatacji. Wbrew pozorom to nie są błahe sprawy. Nabierają znaczenia wtedy kiedy rozpoczyna się kontrola i trzeba kontrolującym okazywać potwierdzenia rozliczeń z ostatnich pięciu lat. Czy wtedy wszystko dobrze zapamiętamy bez dobrej dokumentacji?
dr Stanisław Kuta
doradca zarządu
Alwis&Secura
