Podczas licznych rozmów z dystrybutorami ubezpieczeń – agentami i OFWCA – bardzo często powraca temat bezpieczeństwa korespondencji a RODO. Problemem najczęściej powtarzanym, ale zarazem mniej przestrzeganym przez agentów jest kwestia przesyłania informacji zawierających dane osobowe. Nie wszyscy znają, przestrzegają i stosują obowiązujące zasady bezpiecznego przesyłania dokumentów. A tutaj najłatwiej popełnić błąd i nawet nie zamierzenie popełnić incydent RODO, czyli naruszenie zasad ochrony danych osobowych.
Zasady bezpiecznego przesyłania dokumentów
- Jeśli przesyłana informacja zawiera dane osobowe lub inne dane poufne zawsze należy szyfrować dane przed ich wysłaniem w internecie (np. dostępny powszechnie 7-zip).
- Hasło do zaszyfrowanych plików przesyłaj adresatowi wysłanej wiadomości innym kanałem komunikacji, np. SMS, w wyjątkowych sytuacjach w innym pliku.
- Unikać należy wpisywania danych osobowych (już imiona i nazwiska) w tytule e-maila. Jeśli to nie jest konieczne to nie należy umieszczać wszystkich danych osobowych w treści maila, wystarczy pierwsza litera imienia i nazwisko, lub imię i pierwsza litera nazwiska.
- Zawsze sprawdzać należy czy dobrze zaadresowaliśmy e-maila. Sprawdzaj nawet dwa razy, aby wiadomość nie doszła do innej osoby. Zmiana jednej litery powoduje wysyłkę do innej osoby. W szczególności należy sprawdzać wszystkie adresy przenoszone z innych wiadomości, kopiowane, automatycznie wstawiane itd.
- Jeśli to możliwe to zawsze przesyłaj dokumenty wewnętrznymi kanałami ZU. Np. takie możliwości stwarza wiele zakładów ubezpieczeniowych w odrębnych programach dystrybucyjnych lub do wystawiania polis.
- Sprawdzać czy korespondencji nie wysyłasz do innych osób w “Kopia” lub “Ukryta kopia” oraz czy wysyłana wiadomość nie zawiera poniżej innych treści np. materiałów, z których korzystaliśmy przy przygotowywaniu wysyłanej informacji.
Zasady bezpiecznej korespondencji “tradycyjnej” czyli w wersji papierowej
- Zawsze zadbaj o prawidłowe adresowanie przesyłek i sprawdzaj to przed wysłaniem.
- Zawsze sprawdzaj zawartość koperty przed jej zaklejeniem i zaadresowaniem. Unikniesz wtedy wysłania innych dokumentów itd.
- Przesyłki nadawaj jako zarejestrowane w agencji (rejestr poczty) lub w książce pocztowej wysyłek poleconych.
- Wysyłane dokumenty przechowuj zawsze w zamkniętych szafach zgodnie z ogólnymi zasadami bezpieczeństwa – do czasu ich wysyłki.
- Niepotrzebne dokumenty zwracaj Klientowi (partnerowi biznesowemu) lub zniszcz w niszczarce dokumentów. Nie są one potrzebne i nie wolno ich przechowywać.
- Aby uniknąć błędu zajmuj się zawsze tylko jedną przesyłką dokumentów. Po zaklejeniu przesyłki i zaadresowaniu opracowuj, wysyłaj kolejną.
To najważniejsze zasady bezpiecznego przesyłania dokumentów. Należy je zawsze bezwzględnie stosować. Oczywiście obowiązują wszystkie ogólne zasady bezpieczeństwa oraz te zawarte w procedurach danych agencji w sprawie wdrożenia i przestrzegania zasad RODO. Warto je sobie przypomnieć i zawsze mieć z tyłu głowy bezpieczeństwo korespondencji a RODO. Incydentów RODO wcale nie brakuje.
