ZGODY I KLAUZULE INFORMACYJNE

pakiet wdrożeniowy dla serwisu Mapa Agentów NEWS (www.ma-news.pl)

wersja 1.0 – teksty do umieszczenia przy formularzach i w komunikacji serwisu

Niniejszy dokument zawiera gotowe do wdrożenia treści zgód, klauzul informacyjnych i komunikatów towarzyszących formularzom serwisu Mapa Agentów NEWS. Teksty ujęte w ramkach należy skopiować w miejsca wskazane w nagłówkach, po uzupełnieniu elementów oznaczonych nawiasami kwadratowymi. Dokument ma charakter wewnętrzny (roboczy) i nie jest przeznaczony do publikacji w serwisie.

1. Zasady ogólne pozyskiwania zgód

  1. Zgody muszą być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne – pola wyboru (checkboxy) nie mogą być domyślnie zaznaczone, a każda zgoda musi być odrębna dla każdego celu i kanału komunikacji.

  2. Dostęp do treści serwisu ani zapis do newslettera nie mogą być uzależnione od udzielenia dodatkowych zgód marketingowych (zakaz łączenia i wymuszania zgód).

  3. Przy każdym formularzu zbierającym dane osobowe należy zamieścić co najmniej skróconą klauzulę informacyjną (warstwa I) z odesłaniem do pełnej Polityki prywatności (warstwa II).

  4. Wycofanie zgody musi być tak łatwe jak jej udzielenie, należy zapewnić prosty mechanizm rezygnacji (link w wiadomości, ustawienia, kontakt e-mail).

  5. Fakt udzielenia każdej zgody należy udokumentować – zob. pkt 9.

2. Formularz zapisu do newslettera

2.1. Tekst przy formularzu (nad lub pod przyciskiem zapisu)

WZÓR – formularz newslettera

Zapisując się, zamawiasz bezpłatny newsletter Mapa Agentów NEWS, który może zawierać informacje handlowe dotyczące serwisu i jego partnerów, oraz akceptujesz Regulamin newslettera [link]. Zapis wymaga potwierdzenia, na podany adres wyślemy wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Z newslettera możesz zrezygnować w każdej chwili, klikając link w stopce dowolnej wiadomości.

Administratorem Twoich danych osobowych jest OPPEN sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu (ul. Naściszowska 11, 33-300 Nowy Sącz). Dane będą przetwarzane w celu dostarczania newslettera, a także w celach analitycznych i doboru treści. Masz m.in. prawo dostępu do danych, ich sprostowania i usunięcia oraz prawo sprzeciwu. Szczegóły: Polityka prywatności [link].

2.2. Wiadomość aktywacyjna (double opt-in)

WZÓR – e-mail aktywacyjny

Temat: Potwierdź zapis do newslettera Mapa Agentów NEWS

Dzień dobry, otrzymaliśmy zgłoszenie zapisu tego adresu e-mail do newslettera Mapa Agentów NEWS. Aby dokończyć zapis, kliknij poniższy przycisk: [POTWIERDZAM ZAPIS – link aktywacyjny]. Link jest ważny przez 14 dni.

Jeżeli to nie Ty zapisywałaś/zapisywałeś się do newslettera, zignoruj tę wiadomość. Bez potwierdzenia adres nie zostanie dodany do listy wysyłkowej, a podane dane usuniemy.

Administratorem danych jest OPPEN sp. z o.o. (ul. Naściszowska 11, 33-300 Nowy Sącz). Szczegóły przetwarzania: Polityka prywatności [link].

3. Dodatkowe zgody marketingowe (opcjonalne checkboxy)

Poniższe zgody stosuje się wyłącznie wtedy, gdy komunikacja ma wykraczać poza zamówiony newsletter (np. odrębne oferty handlowe partnerów, kontakt telefoniczny). Każdą zgodę należy umieścić przy odrębnym, domyślnie odznaczonym checkboxie.

WZÓR – zgoda na e-mail marketingowy

[ ] Wyrażam zgodę na otrzymywanie od OPPEN sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu informacji handlowych dotyczących usług własnych administratora oraz partnerów serwisu Mapa Agentów NEWS, przesyłanych pocztą elektroniczną na podany przeze mnie adres e-mail.
WZÓR – zgoda na kontakt telefoniczny

[ ] Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny (połączenia głosowe lub wiadomości SMS/MMS) ze strony OPPEN sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu na podany przeze mnie numer telefonu, w celu przedstawiania informacji handlowych dotyczących usług własnych administratora oraz partnerów serwisu Mapa Agentów NEWS.
WZÓR – adnotacja pod zgodami

Zgody są dobrowolne i możesz je wycofać w każdej chwili (np. pisząc na adres kontakt@mapaagentow.pl lub klikając link rezygnacji w wiadomości), bez wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przed ich wycofaniem. Szczegóły: Polityka prywatności [link].

4. Formularz kontaktowy

WZÓR – klauzula pod formularzem kontaktowym

Administratorem danych osobowych podanych w formularzu jest OPPEN sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu (ul. Naściszowska 11, 33-300 Nowy Sącz). Dane będą przetwarzane w celu obsługi Twojej wiadomości i udzielenia odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a jeżeli wiadomość zmierza do nawiązania współpracy także w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do uzyskania odpowiedzi. Masz m.in. prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo skargi do Prezesa UODO. Szczegóły: Polityka prywatności [link].

5. Zgłoszenia i konta Autorów

5.1. Klauzula przy zgłoszeniu kandydatury / zakładaniu konta Autora

WZÓR – klauzula dla Autorów

Administratorem danych osobowych jest OPPEN sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu (ul. Naściszowska 11, 33-300 Nowy Sącz). Dane będą przetwarzane w celu: rozpatrzenia zgłoszenia i nawiązania współpracy redakcyjnej oraz prowadzenia konta Autora i wykonywania umowy, w tym publikacji materiałów z oznaczeniem autorstwa i notką biograficzną (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO), publikacji wizerunku – wyłącznie na podstawie odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane będą przechowywane przez czas współpracy, a następnie do upływu okresów przedawnienia roszczeń. Przysługuje Ci m.in. prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, wycofania zgody oraz skargi do Prezesa UODO. Szczegóły: Polityka prywatności [link] oraz Regulamin publikacji treści [link].

5.2. Zgoda na publikację wizerunku (opcjonalna)

WZÓR – zgoda wizerunkowa Autora

[ ] Wyrażam zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie mojego wizerunku utrwalonego na przekazanym zdjęciu – w serwisie ma-news.pl, w newsletterze oraz na profilach serwisu w mediach społecznościowych w związku z publikacją moich materiałów i prezentacją sylwetki Autora (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę mogę wycofać w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość.

6. Skrócona klauzula informacyjna (warstwa I – uniwersalna)

WZÓR – klauzula skrócona

Administrator danych: OPPEN sp. z o.o., ul. Naściszowska 11, 33-300 Nowy Sącz, kontakt@mapaagentow.pl. Cel: [wskazać cel, np. obsługa zgłoszenia]. Przysługują Ci prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia danych, wycofania zgody oraz skargi do Prezesa UODO. Pełna informacja: Polityka prywatności [link].

7. Stopka newslettera

WZÓR – stopka każdej wiadomości

Otrzymujesz tę wiadomość, ponieważ adres [adres e-mail odbiorcy] został zapisany do newslettera Mapa Agentów NEWS, a zapis został potwierdzony. Nadawcą jest OPPEN sp. z o.o., ul. Naściszowska 11, 33-300 Nowy Sącz.

[Zrezygnuj z subskrypcji – link] • [Regulamin newslettera – link] • [Polityka prywatności – link]

8. Notka informacyjna na profile w mediach społecznościowych

WZÓR – sekcja informacyjna profilu (Facebook / LinkedIn / Instagram)

Profil prowadzi OPPEN sp. z o.o. (ul. Naściszowska 11, 33-300 Nowy Sącz) operator serwisu ma-news.pl. Administratorem danych osób wchodzących w interakcje z profilem (reakcje, komentarze, wiadomości) jest, w zakresie tych interakcji, operator serwisu. Niezależnie od tego dane przetwarza dostawca platformy zgodnie z własnym regulaminem. Szczegóły: www.ma-news.pl – Polityka prywatności.

9. Dokumentowanie zgód i zapisów (rozliczalność)

Dla każdej udzielonej zgody oraz każdego zapisu do newslettera należy utrwalić i przechowywać co najmniej następujące informacje:

  • datę i godzinę udzielenia zgody / zapisu oraz datę i godzinę potwierdzenia (double opt-in),

  • identyfikator osoby (adres e-mail, ewentualnie numer telefonu),

  • pełną treść klauzuli zgody w brzmieniu z chwili jej udzielenia (wersjonowanie treści zgód),

  • źródło pozyskania (np. formularz na stronie [adres URL], kampania), a w miarę możliwości techniczne potwierdzenie zdarzenia (np. log systemowy),

  • datę i sposób wycofania zgody / rezygnacji z newslettera.

Dowody zgód należy przechowywać przez czas prowadzenia komunikacji, a po jej zakończeniu, do upływu okresów przedawnienia ewentualnych roszczeń. Wersje historyczne treści zgód i regulaminów należy archiwizować wraz z okresami ich obowiązywania.